Современным ресторанам требуется единая масштабируемая основа для подключения источников данных и эффективного управления бизнесом. Адаптация к постоянно меняющимся предпочтениям потребителей, а также рост цен на продукты питания и рабочую силу продолжают стимулировать инновации в ресторанной и гостиничной индустрии. Имея прочную основу для ведения внутренних финансовых и складских операций на единой облачной платформе, рестораны могут повысить эффективность своего бизнеса, добавляя функциональность, необходимую для удовлетворения меняющихся потребностей бизнеса, включая интеграцию точек продаж, управление комиссионными магазинами и франшизами и многое другое.
Вы можете подумать, что бухгалтерский учет везде одинаков, но в разных отраслях он может существенно отличаться.
Что же отличает бухгалтерский учет в ресторанах? На первый взгляд, он не так уж сильно отличается от стандартной бухгалтерской практики. В ресторанном учете используются многие из тех же методов калькуляции себестоимости, отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств, что и в других отраслях.
Однако, так же как ресторан имеет свои собственные расходы и уникальное ресторанное оборудование, ресторанный учет имеет свои нюансы. Вот основные моменты, которые вам необходимо знать.
Совет: Самый простой способ ведения бухгалтерского учета в ресторане — это использование одного из лучших программных решений для ведения бухгалтерского учета. Например, на сайте есть система учета для франшиз и сетей заведений – Poster, где вы сможете проанализировать отчеты по всей сети и управлять отдельными заведениями из одного аккаунта.
Автоматизация в ресторанном деле имеет следующие функции:
- Контроль наличных;
- Складской учет;
- Печать фискальных чеков;
- Управление меню;
- Финансовый учет;
- Прием оплат банковскими картами;
- Интеграция с 1С;
- Статистика продаж;
- Программы лояльности;
- Расчет заработной платы.
Методы бухгалтерского учета
Как и в других отраслях, рестораны могут использовать кассовый метод или метод начисления для ведения бухгалтерского учета, хотя существуют тонкие различия в применении этих методов. Как правило, рестораны, получающие выручку менее 1 миллиона долларов в год, могут выбрать любой из этих методов, но те, кто получает более 1 миллиона долларов, должны использовать метод начисления. Ниже мы рассмотрим каждый метод учета и то, как план счетов вступает в игру.
Кассовый метод
Кассовый метод является наиболее распространенным методом учета в ресторанах, поскольку клиенты сразу же расплачиваются за еду и оказанные услуги. Это означает, что они не должны вам денег позже (как это может произойти в случае со строительным проектом). Это также означает, что у ресторанов, скорее всего, не будет дебиторской задолженности.
При кассовом методе учета деятельность отражается в момент получения оплаты. Хотя этот метод может быть самым простым для ресторанов, он не обязательно является самым точным.
Метод начисления
Метод начисления, с другой стороны, регистрирует операции по мере их совершения, независимо от того, когда происходит оплата. Это позволяет по-другому анализировать деятельность, показывая более точную перспективу того, как осуществляются расходы, как генерируются доходы и как доходы сопоставляются с расходами.
План счетов
План счетов — это список всех финансовых счетов, которые компания использует в своем внутреннем учете. Он включает в себя краткое описание каждого счета, примечания о типе каждого счета и сводку баланса счета.
Менеджеры используют план счетов для обобщения всех финансовых счетов, относящихся к бизнесу. Они получают информацию о состоянии каждого счета при отслеживании и составлении отчетов о финансах компании.
Советы
Конечно, в ресторанном бизнесе вам придется учитывать чаевые наряду со стандартными налоговыми вопросами для сотрудников. Чаевые (не включая автоматическое вознаграждение, которое работает по-другому) считаются доходом работника, а не ресторана, и не подлежат удержанию.
Однако это не означает, что вам не нужно учитывать их в своем бухгалтерском процессе. Сотрудники вашего ресторана по-прежнему обязаны сообщать вам о чаевых, и вы, и ваши сотрудники обязаны платить с них налоги – вам просто не нужно отражать их в отчетности как часть дохода ресторана.
Отчетные периоды
Поскольку день недели, как правило, влияет на ресторанный бизнес (например, в пятницу вечером может быть больше клиентов, что принесет вам больше денег, чем в тихий вторник), полезно использовать четырехнедельный учетный период вместо ежемесячного.
Четырехнедельный учетный период рассматривает четыре недели за один раз, каждая из которых начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье. Таким образом, можно комбинировать временные периоды из года в год. С другой стороны, при ежемесячном учетном периоде июль прошлого года и июль этого года будут иметь разное количество пятниц и суббот. В других отраслях это не имело бы большого значения, но в ресторанном бизнесе это необходимо учитывать.
Виды ресторанных расходов
Как и в любом бизнесе, в ресторанах есть как постоянные, так и переменные расходы. Постоянные расходы включают в себя эксплуатационные расходы, такие как арендная плата, коммунальные услуги, страхование, выплаты по кредитам и оплата труда наемных работников.
Переменные расходы труднее поддаются бюджетированию, поскольку они часто меняются. Почасовая оплата труда сотрудников и расходы на питание являются наиболее значительными переменными расходами. Прибыль будет колебаться, поэтому очень важно использовать проценты, а не фиксированную сумму в долларах.
Расходы на оплату труда и питание будут выше, если у вас напряженная неделя и продажи составят $10 000, в отличие от медленной недели, когда продажи составят $5 000. Чтобы оставаться прибыльным, поддерживайте расходы на оплату труда и питание на уровне 30% от объема продаж.
Вот обзор наиболее распространенных видов ресторанных расходов.
Управление запасами
В то время как другие предприятия, например, розничные магазины, могут не проводить инвентаризацию на частой основе (многие предприятия могут обойтись ежемесячной, ежеквартальной или даже раз в год), для ресторанов крайне важно еженедельное управление запасами. Почему? Потому что запасы ресторана — это продукты питания, большая часть которых является скоропортящейся и портится менее чем за месяц.
Себестоимость проданных товаров
Себестоимость проданных товаров (COGS) также является важной частью управления запасами. Себестоимость проданных товаров равна прямым затратам, которые компания несет для приобретения материалов, необходимых для создания того, что она продает. В ресторане это сумма, выплачиваемая каждый месяц за ингредиенты, используемые для приготовления блюд, входящих в меню ресторана.
Снижение COGS – отличный способ увеличить прибыль. Начните с распределения товаров по категориям – например, мясные, молочные продукты и фрукты. Затем вы можете установить процент затрат для каждой группы, что облегчит управление.
Также важно свести к минимуму количество отходов. Тщательно отмеряйте ингредиенты и следите за тем, чтобы все сотрудники делали то же самое. Если по рецепту требуется четверть стакана сыра, но вместо него постоянно используется полстакана, это удвоит ваши расходы на сыр. Эти расходы существенно влияют на ситуацию.
Себестоимость
Себестоимость — это совокупная стоимость продуктов питания и ингредиентов в дополнение к трудовым затратам. При правильном управлении большинство ресторанов могут определить, какую часть расходов на снабжение можно отнести к конкретным видам деятельности (например, к кейтерингу) или позициям меню. Многие также могут определить, какая часть трудовых затрат приходится на конкретные позиции или на относительное время подготовки.
Существенное отличие от себестоимости заключается в том, что она не включает в себя внешние расходы, такие как реклама, зарплата менеджеров и арендная плата.
Если владелец ресторана рассчитывает и отслеживает себестоимость (прямые материальные затраты плюс прямые трудовые затраты), то со временем он получит более глубокое представление о факторах, которые в наибольшей степени влияют на его затраты. Это поможет им разработать меры по снижению затрат для повышения прибыли ресторана.
Важные ресторанные коэффициенты
Некоторые коэффициенты более актуальны для ресторанной индустрии, чем другие. К ним относятся отношение расходов на продукты питания и напитки к расходам и выручка на одно посадочное место.
Соотношение расходов на продукты питания и напитки к продажам говорит вам о том, сколько прибыли вы получаете от конкретной позиции меню. Возьмите стоимость ингредиентов, необходимых для приготовления блюда один раз, и разделите ее на стоимость пункта меню. Стоимость продуктов должна составлять 30% или меньше.
Некоторые позиции обеспечат вам более низкое соотношение затрат на продукты питания к прибыли, чем другие. Как только вы определите эти позиции, рассмотрите возможность их продвижения или предложения в качестве стимулирующих продаж.
